Factuur maken: de complete checklist voor ondernemers

Een goede factuur is meer dan een bedrag

Je hebt het werk gedaan, de klant is tevreden, en nu moet er een factuur de deur uit. Klinkt simpel. Toch gaat het verrassend vaak mis. Een ontbrekend BTW-nummer, een verkeerde datum, een factuurnummer dat niet aansluit — kleine fouten die grote gevolgen kunnen hebben. Je klant kan de BTW niet aftrekken, de Belastingdienst stelt vragen, of je factuur verdwijnt in de “later afhandelen”-stapel van je opdrachtgever.

In dit artikel vind je een complete checklist voor het maken van een correcte factuur. Afvinken, versturen, betaald krijgen.

De wettelijke eisen: wat moet er op een factuur staan?

De Nederlandse wet schrijft precies voor welke gegevens een factuur moet bevatten. Hier is de volledige lijst:

Jouw gegevens (leverancier)

Volledige naam of bedrijfsnaam
Vestigingsadres
BTW-identificatienummer (begint met NL, 14 tekens)
KVK-nummer (niet wettelijk verplicht op facturen, maar wel gebruikelijk en verstandig)

Gegevens van je klant

Volledige naam of bedrijfsnaam
Adres
BTW-identificatienummer (verplicht bij intracommunautaire leveringen en verlegging)

Factuurgegevens

Uniek, opeenvolgend factuurnummer
Factuurdatum
Datum van levering of dienstverlening (als die afwijkt van de factuurdatum)

Bedragen en BTW

Duidelijke omschrijving van de geleverde goederen of diensten
Aantal en eenheidsprijs (exclusief BTW)
Het toegepaste BTW-tarief (21%, 9%, 0% of vrijgesteld)
Het BTW-bedrag
Het totaalbedrag inclusief BTW
Eventuele kortingen of vooruitbetalingen en de voorwaarden daarvan

Optioneel maar slim

Betalingstermijn (bijvoorbeeld: “Betaling binnen 30 dagen”)
Bankrekeningnummer (IBAN)
Betalingskenmerk of referentienummer

De checklist: 10 punten om af te vinken

Voordat je op “versturen” klikt, loop deze lijst even door:

Staan je eigen bedrijfsnaam, adres en BTW-nummer op de factuur?
Staan de bedrijfsnaam en het adres van je klant correct vermeld?
Heeft de factuur een uniek, oplopend factuurnummer?
Klopt de factuurdatum?
Is de omschrijving van je dienst of product duidelijk genoeg?
Zijn bedragen exclusief BTW, BTW-bedrag en totaal inclusief BTW apart vermeld?
Is het juiste BTW-tarief toegepast?
Staat er een betalingstermijn op?
Is je IBAN vermeld?
Bij diensten aan buitenlandse klanten: klopt de BTW-verlegging of het nultarief, inclusief de verplichte vermelding?

Het kost je dertig seconden. Het bespaart je uren aan herstelfacturen en discussies.

Veelgemaakte fouten

Gaten in de factuurnummering. Je facturen moeten doorlopend genummerd zijn. Van 2026-012 naar 2026-014 springen roept vragen op bij de Belastingdienst. Gebruik een systeem dat de nummering automatisch bijhoudt.

BTW-bedrag niet apart vermeld. Alleen een totaalbedrag inclusief BTW noteren is niet voldoende. De wet vereist dat je het bedrag exclusief BTW, het BTW-bedrag en het totaalbedrag apart toont.

Verkeerd BTW-tarief. Het verschil tussen 9% en 21% is niet altijd intuïtief. Een horecabedrijf dat catering levert, rekent 9% op het eten maar 21% op de bediening. Twijfel je? Raadpleeg de tarieflijst van de Belastingdienst.

Factuurdatum versus leveringsdatum. Als je in februari werk hebt uitgevoerd maar pas in maart factureert, moet je de leveringsdatum apart vermelden. Laat je die weg, dan kan dat bij een controle voor onduidelijkheid zorgen.

Te laat factureren. De wet schrijft voor dat je uiterlijk op de 15e van de maand na de levering factureert. Structureel te laat factureren kan een boete opleveren. Bovendien: hoe langer je wacht, hoe langer het duurt voordat je betaald wordt.

Offerte, factuur en creditfactuur: wat is het verschil?

Een offerte is een aanbod. Je beschrijft wat je gaat leveren en tegen welke prijs. De klant accepteert, je voert het werk uit, en dan volgt de factuur.

Een factuur is het officiële betalingsverzoek na levering. Dit is het document waar de wettelijke eisen voor gelden.

Een creditfactuur is een correctie op een eerder verstuurde factuur. Heb je een fout gemaakt in het bedrag, het BTW-tarief of de omschrijving? Dan maak je geen nieuwe factuur met het juiste bedrag. Je maakt eerst een creditfactuur die de oorspronkelijke factuur (deels) tenietdoet, en vervolgens een nieuwe factuur. De creditfactuur verwijst altijd naar het originele factuurnummer.

Wanneer een creditfactuur nodig is:

Je hebt het verkeerde BTW-tarief toegepast
De klant heeft minder afgenomen dan gefactureerd
Er is een prijsafspraak gewijzigd na facturatie
Je hebt per ongeluk dubbel gefactureerd

Elektronisch of papier?

De Belastingdienst accepteert elektronische facturen volledig. Sterker nog: een PDF per email is juridisch gelijkwaardig aan een papieren factuur. Steeds meer bedrijven schakelen over op e-facturatie, en de Europese Unie werkt aan verplichte e-facturatie voor B2B-transacties (verwacht vanaf 2028).

Voordelen van elektronisch factureren:

Sneller verstuurd, sneller betaald
Automatisch archiveren (geen ordners meer)
Eenvoudiger zoeken en terugvinden
Integratie met je boekhouding

Papieren facturen mag je digitaliseren (scannen) en het origineel weggooien, mits de scan leesbaar en ongewijzigd bewaard blijft.

Bewaarplicht: zeven jaar

Alle facturen — zowel uitgaande als inkomende — moet je zeven jaar bewaren. Dat geldt ook voor creditfacturen, offertes die tot een opdracht hebben geleid, en contracten. De Belastingdienst kan tot zeven jaar terug controleren.

Bewaar je facturen digitaal? Zorg dan dat ze:

Ongewijzigd en leesbaar blijven
Toegankelijk zijn voor een eventuele controle
Voorzien zijn van een logische ordening (per jaar, per klant, per factuurnummer)

Zo maakt SlimmeUren het eenvoudiger

Handmatig facturen opmaken in Word of Excel is foutgevoelig. Je vergeet een veld, de nummering raakt in de war, en voor je het weet ben je meer tijd kwijt aan administratie dan aan je eigenlijke werk.

SlimmeUren genereert facturen die automatisch aan alle wettelijke eisen voldoen. Factuurnummering loopt door per jaar, je bedrijfsgegevens en BTW-nummer staan standaard ingevuld, en bedragen worden automatisch opgesplitst in exclusief, BTW en inclusief. Verstuur facturen direct per email met PDF-bijlage. Combineer het met automatische betalingsherinneringen en je hebt een facturatieproces dat zichzelf draaiende houdt.

Maak je facturen op basis van geregistreerde uren? Dan genereert SlimmeUren een factuur inclusief urenspecificatie — direct vanuit je tijdregistratie, zonder overtypen.

Probeer SlimmeUren gratis en verstuur vandaag nog je eerste factuur.