Facturatie op de automatische piloot: zo bespaart SlimmeUren je 2 uur per week

Je kent het wel

Het is het einde van de maand. Je moet facturen maken voor al je klanten. Je opent je boekhoudsoftware, zoekt de gewerkte uren bij elkaar, rekent BTW uit, controleert uurtarieven, maakt per klant een factuur aan, voegt regels toe en verstuurt ze een voor een per e-mail. Twee uur verder ben je klaar. Volgende maand doe je precies hetzelfde.

En dan de opvolging. Welke facturen staan nog open? Wie moet een herinnering krijgen? Heeft die ene klant eigenlijk al betaald? Je zoekt het op, stuurt handmatig een mailtje, en hoopt dat je niemand vergeet.

Voor veel MKB-ondernemers en ZZP’ers is facturatie een noodzakelijk kwaad. Het levert geld op, maar het kost ook geld — in de vorm van je eigen tijd. Tijd die je liever besteedt aan je klanten, je product of gewoon aan je avond.

Wat als je het gewoon kon vragen?

Met SlimmeUren werkt facturatie anders. Je hoeft geen formulieren in te vullen of door menu’s te klikken. Je vraagt het gewoon aan Claude, de AI-assistent van Anthropic. In normale mensentaal.

Een paar voorbeelden van wat je kunt zeggen:

“Maak een factuur voor Bakkerij De Gouden Korst op basis van de uren van deze maand.”
“Stuur alle openstaande facturen die ouder zijn dan 14 dagen een herinnering.”
“Hoeveel staat er nog open bij Van Dijk Consultancy?”

Claude begrijpt wat je bedoelt, zoekt de juiste gegevens op en voert het uit. De factuur wordt aangemaakt, de herinnering verstuurd, het overzicht gegenereerd. Jij hoeft alleen te controleren en akkoord te geven.

Van gewerkte uren naar factuur in een zin

Dit is waar het voor de meeste ondernemers begint. Je team (of jijzelf) registreert uren op projecten. Aan het einde van de maand moeten die uren op een factuur. In de meeste tools betekent dat: uren exporteren, factuur aanmaken, regels handmatig toevoegen.

Bij SlimmeUren vraag je aan Claude: “Genereer een factuur voor klant X op basis van alle onbefactureerde uren.” Claude pakt de uren, groepeert ze per project, past de juiste tarieven toe, berekent de BTW en maakt de factuur aan. Inclusief een specificatie van alle uren, zodat je klant precies ziet waarvoor wordt gefactureerd.

Wil je de factuur meteen versturen? Dan zeg je dat erbij. De klant ontvangt een professionele e-mail met de factuur als PDF-bijlage.

Vaste klanten? Stel het een keer in

Heb je klanten die elke maand hetzelfde bedrag betalen? Denk aan een onderhoudscontract, een retainer of een SaaS-abonnement. Dan stel je een terugkerende factuur in. Eenmalig. Daarna gaat het vanzelf.

SlimmeUren maakt elke maand (of kwartaal, of jaar) automatisch de factuur aan en verstuurt deze. Je hoeft er niet meer naar om te kijken, tenzij er iets verandert. En als er iets verandert, pas je het aan in een paar seconden.

Nooit meer achter betalingen aanjagen

Betalingsherinneringen zijn misschien wel het vervelendste onderdeel van facturatie. Niemand stuurt graag een “vriendelijke herinnering” naar een klant. Maar als je het niet doet, loopt je cashflow vast.

SlimmeUren automatiseert dit volledig. Het systeem stuurt tot drie aanmaningen, met oplopende urgentie. En het belangrijkste: zodra de klant betaalt, stopt het automatisch. Geen dubbele herinneringen, geen awkward mailtjes naar klanten die allang betaald hebben.

Je stelt de termijnen zelf in. Standaard is 7, 14 en 30 dagen, maar je kunt het aanpassen naar wat bij jouw bedrijf past.

Termijnbetalingen en afspraken

Soms betaalt een klant niet in een keer. Misschien spreek je af dat een grote factuur in drie termijnen wordt betaald. In de meeste boekhoudtools is dat lastig bij te houden. Je maakt notities, zet herinneringen in je agenda en hoopt dat je het niet vergeet.

In SlimmeUren plan je een betaalafspraak. Je geeft aan welke bedragen wanneer verwacht worden. Het systeem houdt bij wat er daadwerkelijk binnenkomt en wat nog openstaat. Je ziet in een oogopslag het verschil tussen “factuur staat open” en “er is een afspraak, de klant betaalt in termijnen.”

Jouw huisstijl op elke factuur

Een factuur is ook een visitekaartje. Daarom kun je in SlimmeUren je facturen volledig aanpassen aan je huisstijl. Je eigen logo, je eigen accentkleur, aangepaste betalingscondities en een persoonlijke voettekst.

Je kunt zelfs per klant andere betalingscondities instellen. Grote opdrachtgever met 60 dagen betaaltermijn? Kleine klant die binnen 14 dagen betaalt? Geen probleem, SlimmeUren past het automatisch toe.

Je klanten hun eigen portaal

Wil je dat klanten zelf hun facturen en uren kunnen inzien? SlimmeUren heeft een klantenportaal. Je stuurt een beveiligde link, en je klant ziet precies welke facturen openstaan, welke betaald zijn en welke uren er geregistreerd zijn.

Dat scheelt je telefoontjes, e-mails en “kun je die factuur nog een keer sturen?”-verzoeken. Je klant heeft zelf het overzicht.

Fout gemaakt? Een klik en het is opgelost

Foutje op een factuur die al verstuurd is? Geen paniek. Je maakt een creditfactuur aan en de oorspronkelijke factuur wordt automatisch gecorrigeerd. Dat kan via het dashboard of door het aan Claude te vragen. De boekhouding klopt, de klant krijgt een nette creditnota en je gaat verder.

Wat levert het concreet op?

Laten we het eens naast elkaar zetten.

Handmatig factureren

Taak	Tijd per maand
Uren verzamelen en controleren	30 min
Facturen aanmaken (5 klanten)	45 min
Facturen versturen	15 min
Openstaande facturen controleren	20 min
Herinneringen sturen	15 min
Vragen van klanten beantwoorden	15 min
Totaal	~2,5 uur

Met SlimmeUren

Taak	Tijd per maand
Vraag aan Claude: genereer en verstuur facturen	5 min
Herinneringen gaan automatisch	0 min
Klant checkt portaal zelf	0 min
Controle en akkoord	10 min
Totaal	~15 min

Dat is meer dan twee uur per maand die je terugkrijgt. Per jaar is dat een volle werkweek. En dat is alleen de facturatie — tijdregistratie, verlof en onkosten zitten er ook in.

Probeer het zelf

SlimmeUren is gebouwd voor Nederlandse ondernemers die hun administratie willen stroomlijnen zonder in te leveren op controle. Je houdt het overzicht, maar het werk doet de AI.

Nieuwsgierig? Maak een gratis account aan en ontdek hoeveel tijd je kunt besparen.