Tijdregistratie verplicht in 2026: wat werkgevers moeten weten

De registratieplicht is geen toekomstmuziek meer

Als werkgever ben je verplicht werktijden te registreren. Wat eerder als een administratieve formaliteit werd gezien, is inmiddels een wettelijke verplichting met serieuze consequenties. De Nederlandse Arbeidsinspectie controleert actief, en de boetes bij niet-naleving kunnen oplopen tot EUR 45.000 per overtreding.

Toch is het voor veel werkgevers onduidelijk wat er precies verwacht wordt. Wat moet je registreren? Voor wie gelden de regels? En wat riskeer je als je het niet doet? In dit artikel zetten we de feiten op een rij.

De EU-uitspraak die alles veranderde

Op 14 mei 2019 deed het Europese Hof van Justitie een baanbrekende uitspraak in de zaak CCOO tegen Deutsche Bank (zaak C-55/18). Het Hof oordeelde dat EU-lidstaten werkgevers moeten verplichten om een objectief, betrouwbaar en toegankelijk systeem op te zetten waarmee de dagelijkse arbeidstijd van iedere werknemer wordt geregistreerd.

De redenering was helder: zonder systematische registratie van werktijden is het onmogelijk om de naleving van arbeidstijdregels te controleren. Het recht op beperking van de maximale arbeidstijd en op dagelijkse en wekelijkse rusttijden, vastgelegd in het EU-Handvest van de Grondrechten en de Arbeidstijdenrichtlijn (2003/88/EG), wordt daarmee uitgehold.

Deze uitspraak geldt voor alle EU-lidstaten, inclusief Nederland. Hoewel de exacte implementatie per land verschilt, is de richting onmiskenbaar: werkgevers moeten werktijden bijhouden, en ze moeten dat op een controleerbare manier doen.

De Nederlandse Arbeidstijdenwet

Nederland had al voor de EU-uitspraak een wettelijk kader. De Arbeidstijdenwet (ATW) en het Arbeidstijdenbesluit (ATB) stellen regels over maximale werktijden, rusttijden en pauzes. Artikel 4:3 van de ATW verplicht werkgevers om een deugdelijke registratie van arbeids- en rusttijden te voeren, zodat toezicht op naleving van de wet mogelijk is.

Concreet betekent dit dat je als werkgever moet kunnen aantonen:

• Hoeveel uur een werknemer per dag en per week heeft gewerkt
• Wanneer de werkdag begon en eindigde
• Welke pauzes zijn genomen en hoe lang die duurden
• Of de rust- en maximale werktijdnormen zijn nageleefd

De wet geldt voor alle werknemers van 18 jaar en ouder. Voor werknemers van 16 en 17 jaar en voor nachtarbeid gelden aanvullende regels.

Flexwerkers en uitzendkrachten

Een veelvoorkomend misverstand is dat de registratieplicht alleen geldt voor vaste medewerkers. De Arbeidstijdenwet maakt geen onderscheid naar contractvorm. Alle werknemers vallen onder de registratieplicht, inclusief:

• Uitzendkrachten die via jouw organisatie werkzaamheden verrichten. De verantwoordelijkheid voor de registratie ligt bij de inlener.
• Oproepkrachten met een min-maxcontract of nulurencontract. Per gewerkte dag moet een registratie bestaan van begin- en eindtijd, inclusief pauzes.
• Platformwerkers en freelancers die structureel werkzaamheden verrichten, kunnen onder omstandigheden ook onder de registratieplicht vallen, afhankelijk van de feitelijke arbeidsrelatie.

De Nederlandse Arbeidsinspectie voert gerichte controles uit op arbeidstijdregistratie, met bijzondere aandacht voor sectoren waar overwerk veelvuldig voorkomt: de bouw, transport, horeca en zorg.

Wat moet je precies registreren?

De registratie moet minimaal de volgende gegevens bevatten per werknemer, per werkdag:

1. Begintijd van de werkdag
2. Eindtijd van de werkdag
3. Pauzes (begin- en eindtijd of totale duur)
4. Overwerk (uren buiten de reguliere werktijd)
5. Nachtarbeid (indien van toepassing, met specifieke vermelding)

De registratie moet bewaard worden voor ten minste 52 weken. De Nederlandse Arbeidsinspectie moet de gegevens op verzoek kunnen inzien.

Belangrijk: een Excel-bestand dat achteraf wordt ingevuld, voldoet in de meeste gevallen niet aan het criterium “objectief en betrouwbaar” uit de EU-uitspraak. De registratie moet bij voorkeur digitaal zijn, met een timestamp bij invoer, en niet eenvoudig met terugwerkende kracht te wijzigen. Lees meer over de beperkingen van Excel in ons artikel Van Excel naar tijdregistratiesoftware.

Boetes en handhaving

De consequenties van niet-naleving zijn niet gering. De Nederlandse Arbeidsinspectie kan bij overtreding van de Arbeidstijdenwet boetes opleggen tot EUR 45.000 per overtreding voor rechtspersonen (EUR 11.250 voor natuurlijke personen). De hoogte is afhankelijk van de ernst van de overtreding, de bedrijfsgrootte en of er sprake is van recidive.

De boetesystematiek werkt met normbedragen die worden vermenigvuldigd met een factor op basis van bedrijfsgrootte:

• Geen of onvolledige registratie: normbedrag EUR 10.000, vermenigvuldigd met bedrijfsgrootte (factor 0,5 bij minder dan 10 werknemers tot factor 1,5 bij 100+ werknemers)
• Overtreding werktijdnormen: normbedrag EUR 200 per werknemer per dag, oplopend bij meerdere overtredingen
• Recidive binnen vijf jaar: verhoging met 100% tot 200% van het boetebedrag

Naast financiele sancties kan de Nederlandse Arbeidsinspectie ook een last onder dwangsom opleggen, wat betekent dat je een dagelijks bedrag betaalt totdat de overtreding is verholpen. In extreme gevallen kan een stillegging van werkzaamheden worden opgelegd.

Praktische checklist voor werkgevers

Voldoe je aan de huidige eisen? Loop deze checklist door:

• Je beschikt over een digitaal tijdregistratiesysteem dat begin- en eindtijden vastlegt
• Pauzes worden apart geregistreerd (niet alleen de netto werktijd)
• Overwerk is zichtbaar als aparte categorie in de registratie
• Flexwerkers, uitzendkrachten en oproepkrachten zijn opgenomen in het systeem
• De registratie bevat timestamps en is niet eenvoudig achteraf te wijzigen
• Gegevens worden minimaal 52 weken bewaard
• Medewerkers hebben inzage in hun eigen geregistreerde uren
• Er is een verantwoordelijke aangewezen die de registratie controleert
• Bij nachtarbeid wordt dit specifiek geregistreerd
• Je kunt de registratie op verzoek beschikbaar stellen aan de Nederlandse Arbeidsinspectie

Scoor je op een of meer punten een “nee”? Dan is het verstandig om je registratie op orde te brengen voordat een controle plaatsvindt.

Hoe SlimmeUren helpt bij compliant tijdregistreren

Een goed tijdregistratiesysteem neemt het grootste deel van de compliance-last weg. SlimmeUren is ontworpen voor Nederlandse werkgevers en biedt precies wat de Arbeidstijdenwet vereist:

• Automatische timestamps. Elke registratie krijgt een tijdstempel bij invoer. Wijzigingen worden gelogd in een audit trail.
• Begin- en eindtijd per dag. Medewerkers registreren wanneer ze beginnen en stoppen, inclusief pauzes.
• Timer-functie. Voor nauwkeurige registratie in realtime, in plaats van achteraf reconstrueren. Lees meer over effectieve tijdregistratie voor teams.
• Overwerk-inzicht. Overzichten tonen direct of medewerkers binnen de wettelijke normen blijven.
• Flexwerker-ondersteuning. Voeg uitzendkrachten en oproepkrachten toe als gebruikers, met dezelfde registratiekwaliteit als vaste medewerkers.
• 52+ weken bewaring. Alle data wordt veilig opgeslagen en is op elk moment opvraagbaar.
• Goedkeuringsworkflow. Managers keuren uren goed voordat ze definitief zijn, wat een extra controlelaag toevoegt.
• Export en rapportage. Genereer overzichten per medewerker, project of periode, bruikbaar bij een controle door Nederlandse Arbeidsinspectie. Zie ook ons artikel over weekrapportages voor projectmanagers.

Veelgestelde vragen

Geldt de registratieplicht ook voor kleine werkgevers? Ja. De Arbeidstijdenwet maakt geen onderscheid naar bedrijfsgrootte. Of je nu twee of tweehonderd medewerkers hebt, de registratieverplichting geldt.

Moeten zzp’ers hun uren registreren? Zelfstandigen vallen in principe niet onder de Arbeidstijdenwet. Maar als er sprake is van een gezagsverhouding (schijnzelfstandigheid), kan de registratieplicht alsnog gelden. Daarnaast kan tijdregistratie voor zzp’ers waardevol zijn voor de eigen administratie en facturatie. Lees meer in onze gids voor freelance-administratie.

Mag ik een papieren urenlijst gebruiken? De wet schrijft geen specifiek systeem voor. Maar na de EU-uitspraak van 2019 moet het systeem “objectief, betrouwbaar en toegankelijk” zijn. Een papieren lijst voldoet hier moeilijk aan, omdat deze eenvoudig achteraf ingevuld of gewijzigd kan worden. Een digitaal systeem met timestamps is de veiligste keuze.

Hoe zit het met thuiswerkers? Thuiswerken ontslaat de werkgever niet van de registratieplicht. Ook voor medewerkers die (gedeeltelijk) vanuit huis werken, moeten begin- en eindtijden worden vastgelegd. Een digitaal systeem dat toegankelijk is via de browser maakt dit eenvoudig.

Conclusie

Tijdregistratie is geen keuze, maar een wettelijke verplichting voor werkgevers. De combinatie van de EU-uitspraak uit 2019 en de Arbeidstijdenwet maakt dat werkgevers die hun registratie niet op orde hebben, een reeel risico lopen op boetes die kunnen oplopen tot EUR 45.000 per overtreding.

Het goede nieuws: met de juiste tooling is het geen grote inspanning. Een systeem dat automatisch timestamps vastlegt, pauzes en overwerk registreert, en rapportages genereert die bij een controle standhouden, bespaart meer tijd dan het kost.

SlimmeUren biedt een gratis Starter-abonnement waarmee je direct kunt beginnen met compliant tijdregistreren. Geen implementatietraject, geen langlopend contract. Registreer je via slimmeuren.nl/signup en breng je urenregistratie vandaag nog op orde.