Wat kost tijdregistratiesoftware in 2026? Een eerlijk overzicht

De vraag die niemand eerlijk beantwoordt

Zoek op “kosten tijdregistratiesoftware” en je vindt tientallen websites met prijstabellen. Maar de werkelijke kosten staan er zelden bij. Wat kost het als je de API wilt gebruiken? Wat als je een klantenportaal nodig hebt? Wat als je team groeit van 3 naar 10 gebruikers?

In dit artikel geven we een eerlijk overzicht van wat tijdregistratiesoftware kost in 2026. Inclusief de kosten die je niet op de prijspagina vindt.

Drie prijsmodellen

De meeste tijdregistratietools gebruiken een van deze drie modellen.

1. Per gebruiker

Je betaalt een vast bedrag per gebruiker per maand. Geen basisfee, geen add-ons. De prijs schaalt lineair met je team.

Voordeel: voorspelbaar. Nadeel: kan duur worden bij grote teams.

Typische bandbreedte: EUR 5 tot EUR 15 per gebruiker per maand.

2. Basisfee plus per gebruiker

Je betaalt een vast maandelijks bedrag (de basisfee) plus een bedrag per gebruiker. Daar bovenop komen vaak betaalde add-ons voor functionaliteit zoals API-toegang, klantenportaal of geavanceerde rapportages.

Voordeel: de basisfee dekt infrastructuur en support. Nadeel: de kosten zijn minder transparant, zeker als je add-ons nodig hebt.

Typische bandbreedte: EUR 15-50 basisfee + EUR 8-15 per gebruiker + EUR 0-155 aan add-ons.

3. Flat fee

Sommige tools bieden een vast bedrag per maand, ongeacht het aantal gebruikers. Dit model wordt vooral gebruikt door tools die zich richten op kleine teams of een specifieke niche.

Voordeel: maximale voorspelbaarheid. Nadeel: je betaalt evenveel of je nu 2 of 20 gebruikers hebt.

Typische bandbreedte: EUR 20 tot EUR 100 per maand.

De verborgen kosten

De prijs op de prijspagina is zelden het volledige verhaal. Er zijn vier categorieeen verborgen kosten waar je op moet letten.

API-toegang

Wil je tijdregistratie koppelen aan je boekhoudsoftware, CRM of eigen tooling? Dan heb je API-toegang nodig. Bij veel tools is dit een betaalde add-on.

Bij TimeChimp kost API-toegang EUR 49 per maand extra (op het Advanced-plan). Bij Simplicate zit de API in het duurste plan. Bij SlimmeUren en sommige andere tools is de API standaard inbegrepen.

Klantenportaal

Een portaal waar je klanten hun uren en facturen kunnen inzien. Handig voor transparantie en minder “hoeveel uur hebben jullie nu besteed?”-telefoontjes. Prijzen lopen uiteen van gratis tot EUR 59 per maand.

Integraties

Sommige tools rekenen extra voor specifieke integraties, of bieden ze alleen in duurdere plans. Check altijd of de koppelingen die je nodig hebt (Exact Online, Moneybird, Xero) inbegrepen zijn of extra kosten.

Support en onboarding

De meeste tools bieden standaard emailsupport. Telefonische support, onboarding of een dedicated accountmanager zitten vaak in het duurste plan of worden apart afgerekend. Voor een team van 3 man maakt dat niet uit. Voor een organisatie van 30 mensen kan persoonlijke begeleiding het verschil maken.

Wat je krijgt per prijsklasse

Om het concreet te maken, delen we de markt op in drie segmenten.

Gratis tot EUR 50 per maand

In dit segment vind je gratis tools (vaak beperkt tot 1-3 gebruikers), open source oplossingen, en betaalbare SaaS-tools voor kleine teams.

Wat je kunt verwachten: tijdregistratie, timer, basisrapportage, projectbeheer. Soms facturatie. Zelden een klantenportaal of API.

Geschikt voor: zzp’ers, freelancers en kleine teams die de basis nodig hebben.

EUR 50 tot EUR 150 per maand

Het middensegment. Hier vind je de meeste tools die gericht zijn op het MKB. Je krijgt uitgebreidere rapportage, facturatie, verlofregistratie, onkostendeclaraties en soms een klantenportaal.

Geschikt voor: teams van 3 tot 15 gebruikers die meer nodig hebben dan alleen urenregistratie.

EUR 150 tot EUR 300+ per maand

Het premium segment. Tools als Simplicate, Productive en vergelijkbare platforms bieden naast tijdregistratie ook uitgebreid projectmanagement, resource planning, CRM-functionaliteit en directe boekhoudkoppelingen. De hogere prijs betaalt zich terug als je al deze modules daadwerkelijk gebruikt.

Geschikt voor: middelgrote organisaties (15+ gebruikers) die een alles-in-een platform willen.

Concrete vergelijking: 5 gebruikers

Laten we het tastbaar maken. Een consultancybureau met 5 medewerkers dat tijdregistratie, facturatie, een klantenportaal en API-toegang nodig heeft. Wat betaal je per maand?

	SlimmeUren	TimeChimp	Simplicate
Plan	Professioneel	Advanced	Professional
Basisfee	EUR 0	EUR 19	EUR 58
5 gebruikers	EUR 37,50	EUR 55	EUR 200
API-toegang	Inbegrepen	EUR 49	Inbegrepen*
Klantenportaal	Inbegrepen	EUR 49	Niet beschikbaar
Totaal/maand	EUR 37,50	EUR 172	EUR 258
Per jaar	EUR 450	EUR 2.064	EUR 3.096

*Simplicate API beschikbaar in Professional plan. Klantenportaal is niet beschikbaar als aparte module.

Het verschil tussen EUR 450 en EUR 3.096 per jaar is aanzienlijk. Maar het is belangrijk om eerlijk te zijn over wat je voor die extra kosten krijgt.

Wat duurdere tools bieden

De hogere prijs van tools als Simplicate, Productive of vergelijkbare platforms is niet uit de lucht gegrepen. Je betaalt voor:

Directe boekhoudintegraties. Kant-en-klare koppelingen met Exact Online, Moneybird, Xero en andere boekhoudpakketten. Dat scheelt handmatig overtypen of het bouwen van een eigen koppeling.

Resource planning. Wie is wanneer beschikbaar? Hoeveel uur heeft iemand nog vrij deze week? Bij grotere teams is dit essentieel voor planning.

CRM-functionaliteit. Offertes, leads en salesprocessen in dezelfde omgeving als je projecten en uren. Dat scheelt een apart CRM-systeem.

Native mobiele apps. Dedicated iOS- en Android-apps voor teams die veel onderweg zijn.

Track record en support. Een groter supportteam, uitgebreidere documentatie en bewezen ervaring met tientallen tot honderden implementaties.

Als je al deze modules daadwerkelijk gebruikt, kan een duurder platform goedkoper uitvallen dan losse tools combineren. De vraag is: gebruik je ze ook echt?

De ROI-berekening

Uiteindelijk gaat het niet om wat je betaalt, maar om wat het oplevert. De belangrijkste besparingen van tijdregistratiesoftware:

Minder vergeten uren. Onderzoek laat consequent zien dat bedrijven die overstappen van handmatige naar digitale tijdregistratie 5-15% meer uren factureren. Bij een team van 5 consultants met een gemiddeld uurtarief van EUR 100 dat elk 1.400 declarabele uren per jaar maakt, is 10% extra gefactureerde uren gelijk aan EUR 70.000 per jaar.

Minder administratietijd. Handmatig uren verzamelen, spreadsheets bijwerken en facturen opmaken kost al snel 2-4 uur per week. Tegen EUR 100 per uur is dat EUR 800-1.600 per maand aan administratietijd die je terugwint.

Snellere facturatie. Hoe sneller je factureert, hoe sneller je betaald wordt. Bedrijven die wekelijks of direct na oplevering factureren, hebben een significant kortere betaaltermijn dan bedrijven die maandelijks of per kwartaal factureren.

Betere projectschattingen. Met historische data over bestede uren per type project maak je betere offertes. Minder onderschatting, minder projecten die onder de marge eindigen.

Zelfs de duurste tijdregistratiesoftware verdient zichzelf meerdere keren terug als je er consequent mee werkt.

Waar moet je op letten bij je keuze?

Los van de prijs, zijn er vijf vragen die je moet stellen:

1. Welke features gebruik je echt? Betaal niet voor resource planning als je team uit 4 mensen bestaat. Betaal niet voor 25 integraties als je er 2 nodig hebt.

2. Schaalt de prijs mee? Als je van 5 naar 15 gebruikers groeit, wat gebeurt er dan met je maandelijkse kosten? Bij per-user modellen is dit voorspelbaar. Bij tools met staffelprijzen of pakketverschillen kan het schoksgewijs stijgen.

3. Zijn er add-on kosten? Check specifiek of API-toegang, klantenportaal, webhooks en geavanceerde rapportage inbegrepen zijn of extra kosten.

4. Kun je makkelijk exporteren? Data lock-in is een reeel risico. Zorg dat je uren, klanten en facturen kunt exporteren als je overstapt. CSV-export is het minimum.

5. Is er een gratis proefperiode? Probeer voor je koopt. De meeste tools bieden 14 tot 30 dagen gratis. Gebruik die tijd om te testen of het in de praktijk werkt voor je team.

Onze positie

SlimmeUren is bewust gepositioneerd in het betaalbare segment. EUR 7,50 per gebruiker per maand, geen basisfee, geen betaalde add-ons. API, klantenportaal en webhooks zijn standaard inbegrepen.

Dat kan omdat we geen verkoopteam van 20 man hebben, geen kantoor in het centrum en geen legacy codebase onderhouden. We zijn gebouwd op moderne infrastructuur die per request kost in plaats van per server.

We erkennen eerlijk dat we niet alles bieden. We hebben geen directe Exact Online-koppeling (staat op de roadmap), geen native mobiele app (het dashboard is responsive) en geen ingebouwde resource planning. Voor bedrijven waarvoor dat dealbreakers zijn, zijn Simplicate of TimeChimp betere opties.

Maar voor het MKB dat tijdregistratie, facturatie en rapportage nodig heeft zonder te betalen voor features die het niet gebruikt, denken we dat SlimmeUren de beste prijs-kwaliteitverhouding biedt.

Benieuwd of SlimmeUren past bij je budget? Start gratis met het Starter-plan voor 1 gebruiker, of probeer het Professioneel-plan 14 dagen gratis. Geen creditcard nodig.