BTW op facturen: dit moet je weten als ondernemer

BTW klinkt ingewikkeld, maar valt mee

Als ondernemer ontkom je er niet aan: BTW op je facturen. En hoewel de Belastingdienst er soms een sport van lijkt te maken om het nodeloos complex te presenteren, vallen de basisregels best mee. In dit artikel zetten we alles op een rij: welke tarieven bestaan er, wat moet er op een factuur staan, en welke fouten zie je in de praktijk het vaakst?

De vier BTW-tarieven in Nederland

Nederland kent drie actieve BTW-tarieven en een vrijstelling:

21% — het algemene tarief Dit is het standaardtarief voor de meeste goederen en diensten. Denk aan advieswerk, softwarelicenties, kantoorartikelen, marketingdiensten en de meeste B2B-dienstverlening.

9% — het verlaagde tarief Dit tarief geldt voor eerste levensbehoeften en specifieke sectoren. Voorbeelden: voedingsmiddelen, boeken, medicijnen, kappersdiensten, schilders- en stukadoorswerk aan woningen ouder dan twee jaar, en logies (hotels, B&B’s).

0% — het nultarief Geen BTW, maar je hebt wel recht op aftrek van voorbelasting. Dit geldt vooral bij export buiten de EU en intracommunautaire leveringen binnen de EU. Hierover later meer.

Vrijgesteld Sommige diensten zijn volledig vrijgesteld van BTW. Dit betekent dat je geen BTW in rekening brengt, maar ook geen voorbelasting mag aftrekken. Denk aan medische diensten, onderwijs, verzekeringen en financiele diensten.

Het verschil tussen 0% en vrijgesteld is subtiel maar belangrijk: bij 0% mag je de BTW die je zelf betaalt (op inkopen) wel aftrekken. Bij een vrijstelling niet.

Wat moet er op een factuur staan?

De wet schrijft voor dat een factuur minimaal de volgende gegevens bevat:

Factuurdatum en een uniek factuurnummer (oplopende nummering)
Naam en adres van jou als leverancier
Naam en adres van je klant
Je BTW-identificatienummer (begint met NL)
Het BTW-identificatienummer van je klant (verplicht bij intracommunautaire leveringen en bij verlegging)
Omschrijving van de geleverde goederen of diensten
Hoeveelheid en aard van de geleverde prestatie
Het bedrag exclusief BTW (de maatstaf van heffing)
Het toegepaste BTW-tarief
Het BTW-bedrag
De datum van levering als die afwijkt van de factuurdatum
Bij korting of vooruitbetaling: de afgesproken voorwaarden

Klinkt als een lange lijst, maar de meeste punten zijn standaard als je een fatsoenlijk facturatiepakket gebruikt. Het gaat mis wanneer je facturen handmatig opmaakt in Word of Excel en een veld vergeet.

Veelgemaakte fouten

In de praktijk zien we steeds dezelfde fouten terugkomen:

1. Verkeerd BTW-tarief Een interieurstylist die 21% rekent voor schilderwerk aan een woning ouder dan twee jaar (moet 9% zijn). Of een cateraar die 21% berekent op maaltijden (moet 9% zijn). Controleer bij twijfel de tarieflijst van de Belastingdienst.

2. BTW-nummer ontbreekt Je eigen BTW-nummer vergeten is een van de meest voorkomende fouten, vooral bij starters. Zonder BTW-nummer is je factuur juridisch onvolledig en kan je klant de BTW mogelijk niet aftrekken.

3. Geen opeenvolgende factuurnummering Je facturen moeten een doorlopende nummering hebben. Factuurnummer “2026-001”, dan “2026-002”, enzovoort. Gaten in de nummering kunnen vragen oproepen bij een controle.

4. BTW niet apart vermeld Het totaalbedrag inclusief BTW vermelden is niet voldoende. Je moet het bedrag exclusief BTW, het BTW-bedrag en het totaal apart tonen.

5. Factuur te laat versturen Wettelijk moet je een factuur uiterlijk op de 15e dag van de maand na de levering versturen. Te laat factureren kan een boete opleveren.

De Kleineondernemersregeling (KOR)

Verdien je als ondernemer minder dan 20.000 euro omzet per jaar? Dan kun je je aanmelden voor de Kleineondernemersregeling. De voordelen:

Je brengt geen BTW in rekening aan je klanten
Je hoeft geen BTW-aangifte te doen
Je administratie wordt een stuk eenvoudiger

De keerzijde: je mag ook geen BTW aftrekken op je eigen inkopen. De KOR is daarom vooral interessant als je weinig zakelijke kosten maakt, bijvoorbeeld als ZZP’er in de dienstverlening.

Let op: sinds 1 januari 2025 is de verplichte minimale deelname van drie jaar afgeschaft. Je mag nu op elk moment uit de KOR stappen. Dat geeft flexibiliteit, maar stap niet lichtvaardig in als je verwacht dat je omzet gaat groeien.

Als je de KOR toepast, vermeld je op je factuur: “BTW verlegd naar afnemer” is hier niet van toepassing. In plaats daarvan vermeld je dat je de KOR toepast en dus geen BTW in rekening brengt.

Factureren aan het buitenland

Hier wordt het iets complexer, maar de hoofdregels zijn helder:

Binnen de EU (intracommunautair) Lever je diensten aan een zakelijke klant in een ander EU-land? Dan factureer je zonder BTW (0%) en is de BTW verlegd naar je klant. Op je factuur vermeld je:

Het BTW-identificatienummer van je klant
De vermelding “BTW verlegd” of “VAT reverse charged”

Controleer het BTW-nummer van je klant altijd via het VIES-systeem van de Europese Commissie. Dit is je bewijs dat de verlegging terecht was.

Buiten de EU Bij diensten aan klanten buiten de EU factureer je doorgaans zonder BTW (0%). Op de factuur vermeld je dat de dienst buiten de EU is verricht.

Bij goederen die je exporteert buiten de EU geldt eveneens het 0%-tarief, mits je kunt aantonen dat de goederen daadwerkelijk zijn uitgevoerd (exportdocumenten bewaren).

BTW-aangifte: praktische tips

Dien op tijd in. De deadline is doorgaans de laatste dag van de maand volgend op het aangiftetijdvak. Te laat indienen levert een verzuimboete op.
Bewaar je facturen zeven jaar. Dat geldt voor zowel inkomende als uitgaande facturen.
Controleer je voorbelasting. Alle BTW die je betaalt op zakelijke inkopen mag je aftrekken. Mis dit niet: het is gratis geld.
Houd rekening met suppletie. Ontdek je achteraf een fout in je aangifte? Dien dan een suppletieaangifte in. De Belastingdienst waardeert eerlijkheid.

Hoe SlimmeUren je helpt

Goed, je kent nu de regels. Maar eerlijk: handmatig controleren of al je facturen aan alle eisen voldoen is tijdrovend en foutgevoelig.

SlimmeUren berekent de BTW automatisch op basis van het tarief dat je per klant of project instelt. Elke factuur bevat standaard alle wettelijk verplichte velden: factuurnummer, BTW-nummer, bedragen exclusief en inclusief BTW, en de juiste omschrijvingen. De factuurnummering loopt automatisch door, per jaar, zonder gaten.

Verstuur je facturen direct vanuit het systeem, met PDF-bijlage. Combineer het met automatische betalingsherinneringen en je hoeft nooit meer achter betalingen aan te jagen.

Probeer SlimmeUren gratis en ervaar hoe eenvoudig correcte facturatie kan zijn.